Participer à un évènement en tant qu’invité laisse généralement un souvenir mémorable qu’il soit bon ou mauvais. Pour assurer un événement capable de générer un heureux souvenir, il faut en réussir l’organisation. Nous allons nous pencher sur les étapes et outils indispensables pour réussir un évènement en club.
Ce qu’il faut faire en tout premier lieu : planifier
Des évènements, il y en a tous les jours à l’heure actuelle et de toutes sortes tant dans le cercle amical, professionnel, social ou encore familial. Ils ont en commun le fait de se planifier en amont afin de percevoir clairement les moyens à déployer pour le plein succès de la rencontre.
Les commis à l’organisation d’un événement en club se doivent donc de l’organiser en définissant son thème, son public attendu, son lieu, son programme, ses intervenants.
- Le thème : quel est-il ? Il est d’autant plus important de le définir que de lui dépendra la décoration de la salle, les intervenants et même le code vestimentaire des personnes attendues. Tenue de soirée ou tenue décontractée ? Pour un évènement tissé sur le thème sportif par exemple, le code vestimentaire se fait de plus en plus glamour avec blouson et chaussurres de la marque Nike pourquoi pas ?
- Le public et les intervenants : qui inviter ? Qui viendrait spontanément assister à votre fête ? Qui pourrait lui donner du cachet par son intervention ?
- Le lieu et le programme : dans quel cadre ? Dans votre discothèque ou dans une autre qui peut contenir ce beau monde. Le lieu se choisit en termes de contenance, de commodité, de confort. La date et l’heure doivent convenir au type d’évènement et au public attendu.
Et le budget alors ? Il faut le définir bien entendu. Dans ce domaine, vous avez la possibilité de recourir au financement participatif si le budget est élevé.
Ce qu’il faut utiliser en second lieu : des outils essentiels
Il existe bien entendu des agences événementielles prêtes à faire tout le travail ; il existe aussi des planificateurs d’événements tout en un ou bien des applications pour gérer chacun des volets de votre organisation si vous le faites vous-même seul ou avec des collaborateurs.
Des outils tout en un
- Geniusmeetings centralise vos besoins et vous aide à les gérer en quelques clics. Ce logiciel plébiscité permet de gagner du temps et de faire des économies.
- Odoo est un logiciel open source qui vous accompagne aussi bien sur le terrain qu’en ligne pour tout organiser pour votre festival, gala, conférence, etc.
Des outils par volet
- Pour le calendrier, Doodle s’avère un outil parfait mais seulement pour de petits évènements entre amis et collègues. Pour plus, Eventbrite est un logiciel plus adapté.
- Pour gérer les invités, Dooliz est un outil gratuit qui vous permet d’importer facilement les contacts, de les informer et de les relancer le cas échéant.
